Terakhir diperbarui: 19 Oktober 2026 · Ditulis oleh Tim Payroll AI HCM
HRIS untuk UKM adalah software HR yang membantu usaha kecil dan menengah mengelola data karyawan, absensi, cuti, dan penggajian dalam satu sistem. Untuk UKM di Indonesia, HRIS yang tepat juga harus menghitung PPh 21 skema TER dan iuran BPJS secara otomatis, sehingga tim kecil tidak lagi bergantung pada Excel dan hitungan manual.
Panduan ini menjelaskan kapan UKM perlu mulai memakai HRIS, kewajiban HR yang tetap berlaku untuk usaha kecil, fitur yang paling penting, dan cara memilih serta menerapkan HRIS tanpa mengganggu operasional.
Apa itu HRIS untuk UKM?
HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang menyimpan dan mengolah data karyawan secara terpusat. HRIS untuk UKM biasanya lebih ringkas dari HRIS perusahaan besar: fokus pada modul yang dipakai setiap bulan, mudah dipakai tanpa tim IT, dan bisa diakses karyawan dari ponsel.
| Modul | Fungsi untuk UKM |
|---|---|
| Data karyawan | Menyimpan data pribadi, kontrak, status PTKP, dan dokumen karyawan di satu tempat |
| Absensi | Mencatat jam masuk dan pulang, shift, keterlambatan, dan lembur |
| Cuti dan izin | Pengajuan dan persetujuan cuti online, sisa cuti terhitung otomatis |
| Payroll | Menghitung gaji, lembur, potongan, PPh 21, dan BPJS, lalu membuat slip gaji |
| Self-service karyawan | Karyawan melihat slip gaji, sisa cuti, dan mengajukan izin sendiri |
| Laporan | Rekap absensi, biaya gaji, dan data untuk lapor pajak serta BPJS |
Siapa yang termasuk UKM menurut aturan di Indonesia?
UMKM adalah tulang punggung tenaga kerja Indonesia. Menurut data Kementerian Koperasi dan UKM yang disampaikan pemerintah pada Maret 2024, jumlah UMKM mencapai sekitar 65,5 juta unit dan menyerap sekitar 97% tenaga kerja.
Kriteria usaha mikro, kecil, dan menengah diatur dalam PP 7/2021 Pasal 35. Kriteria ini dipakai untuk pendirian usaha (modal) dan untuk program pemberdayaan (hasil penjualan tahunan).
| Kategori | Modal usaha (di luar tanah dan bangunan) | Hasil penjualan tahunan |
|---|---|---|
| Usaha mikro | Sampai Rp1 miliar | Sampai Rp2 miliar |
| Usaha kecil | Lebih dari Rp1 miliar – Rp5 miliar | Lebih dari Rp2 miliar – Rp15 miliar |
| Usaha menengah | Lebih dari Rp5 miliar – Rp10 miliar | Lebih dari Rp15 miliar – Rp50 miliar |
Kapan UKM perlu mulai memakai HRIS?
Tidak ada jumlah karyawan minimum. Tanda-tanda berikut biasanya menunjukkan UKM sudah butuh HRIS:
- Gaji, lembur, dan potongan masih dihitung manual di Excel setiap bulan.
- Absensi masih memakai kertas, mesin fingerprint terpisah, atau rekap dari grup chat.
- Pernah terjadi salah hitung PPh 21 atau iuran BPJS.
- Usaha mulai punya beberapa cabang, shift, atau karyawan lapangan.
- Pemilik usaha atau satu orang admin menghabiskan beberapa hari setiap akhir bulan hanya untuk urusan gaji.
- Karyawan sering bertanya sisa cuti atau rincian slip gaji.
Kewajiban HR apa yang tetap berlaku untuk UKM?
Skala usaha yang kecil tidak menghapus kewajiban dasar HR. Beberapa kewajiban justru berbeda menurut skala usaha.
| Kewajiban | Yang berlaku untuk UKM | Panduan lengkap |
|---|---|---|
| PPh 21 karyawan | Pemberi kerja wajib memotong, menyetor, dan melaporkan PPh 21 setiap bulan dengan skema TER | Cara menghitung PPh 21 TER |
| BPJS Kesehatan | Wajib untuk semua skala usaha | Checklist kepatuhan BPJS |
| BPJS Ketenagakerjaan | Usaha kecil wajib JKK, JKM, dan JHT. Usaha mikro wajib minimal JKK dan JKM. Usaha menengah wajib JKK, JKM, JHT, dan JP | Checklist kepatuhan BPJS |
| THR keagamaan | Wajib untuk pekerja dengan masa kerja minimal 1 bulan | Cara menghitung THR |
| Upah | Usaha mikro dan kecil boleh menetapkan upah berdasarkan kesepakatan, minimal 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat provinsi dan minimal 25% di atas garis kemiskinan provinsi. Usaha menengah wajib mengikuti upah minimum | UU 13/2003 Pasal 90B jo. UU 6/2023 dan PP 36/2021 |
| Data pribadi karyawan | Data karyawan wajib dilindungi sesuai UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi | — |
Apa bedanya mengelola HR secara manual dan dengan HRIS?
| Proses | Manual (Excel dan kertas) | Dengan HRIS |
|---|---|---|
| Rekap absensi | Disalin dari mesin atau kertas ke Excel setiap bulan | Tercatat otomatis dan langsung terhubung ke payroll |
| Hitung gaji dan lembur | Rumus Excel per karyawan, rawan salah ketik | Dihitung otomatis dari data absensi dan komponen gaji |
| PPh 21 dan BPJS | Tarif TER dan batas upah BPJS dicek manual | Tarif dan batas upah dihitung sistem |
| Pengajuan cuti | Lewat chat atau formulir kertas, sisa cuti dihitung manual | Diajukan dan disetujui online, sisa cuti otomatis |
| Slip gaji | Dibuat satu per satu dan dikirim manual | Dibuat sekaligus dan bisa dilihat karyawan sendiri |
| Keamanan data | File tersebar di laptop dan chat | Data tersimpan terpusat dengan hak akses |
Fitur HRIS apa yang paling dibutuhkan UKM?
- Payroll yang sesuai aturan Indonesia: PPh 21 TER, BPJS dengan batas upah terbaru, THR, dan lembur.
- Absensi online: cocok untuk karyawan kantor, lapangan, dan multi-cabang.
- Cuti dan izin online: persetujuan atasan tanpa formulir kertas.
- Self-service lewat ponsel: karyawan bisa melihat slip gaji dan mengajukan cuti sendiri.
- Laporan siap pakai: rekap gaji, PPh 21, dan BPJS untuk keperluan setor dan lapor.
- Keamanan data: enkripsi, hak akses per peran, dan pilihan lokasi server.
Bagaimana cara memilih HRIS untuk UKM?
- Tulis kebutuhan utama. Mulai dari masalah yang paling sering terjadi, misalnya salah hitung gaji atau rekap absensi yang lama.
- Cek kepatuhan regulasi Indonesia. Pastikan sistem sudah mendukung PPh 21 TER, BPJS, dan THR sesuai aturan terbaru.
- Tanyakan keamanan dan lokasi server. Ini penting untuk memenuhi UU Pelindungan Data Pribadi.
- Uji kemudahan pemakaian. Minta demo dan coba alur yang dipakai setiap bulan: input absensi, hitung gaji, dan cetak slip.
- Pastikan ada pendampingan implementasi. UKM biasanya tidak punya tim IT, jadi bantuan migrasi data dan pelatihan sangat menentukan.
- Minta penawaran sesuai jumlah karyawan dan modul. Bandingkan biaya dengan waktu dan risiko kesalahan yang bisa dihemat.
Bagaimana langkah implementasi HRIS di UKM?
- Rapikan data karyawan: NIK, status PTKP, komponen gaji, dan nomor BPJS.
- Tentukan aturan perusahaan: jam kerja, shift, lembur, dan kebijakan cuti.
- Impor data ke sistem bersama tim implementasi.
- Jalankan payroll paralel 1 bulan: hitung dengan cara lama dan dengan HRIS, lalu bandingkan hasilnya.
- Latih admin HR dan kenalkan aplikasi ke karyawan.
- Mulai pakai penuh di bulan berikutnya.
Apa kesalahan umum UKM saat memilih HRIS?
- Memilih hanya karena harga paling murah. Sistem yang tidak mendukung PPh 21 TER atau BPJS terbaru tetap membuat tim menghitung manual.
- Membeli terlalu banyak modul di awal. Mulai dari payroll, absensi, dan cuti, lalu tambah modul saat dibutuhkan.
- Tidak menyiapkan data sebelum implementasi. Data karyawan yang berantakan membuat hasil payroll pertama salah.
- Melewatkan uji coba payroll paralel. Perbedaan hitungan baru ketahuan setelah gaji dibayar.
- Tidak menanyakan lokasi dan keamanan data. Data gaji dan identitas karyawan termasuk data pribadi yang wajib dilindungi.
Bagaimana AI HCM membantu UKM?
AI HCM adalah software HRIS dan payroll untuk perusahaan di Indonesia. Dengan payroll AI HCM, gaji, PPh 21, dan iuran BPJS dihitung otomatis dari data karyawan setiap bulan. Data tersimpan terenkripsi, dan tersedia opsi server lokal di Indonesia untuk kebutuhan UU PDP.
Demo dan trial dijalankan bersama tim implementasi, sehingga UKM bisa mencoba alur payroll dengan data sendiri sebelum memutuskan.
Baca juga: Cara Menghitung PPh 21 TER, Checklist Kepatuhan BPJS untuk HR, dan Cara Menghitung THR Karyawan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu HRIS untuk UKM?
HRIS untuk UKM adalah software HR yang membantu usaha kecil dan menengah mengelola data karyawan, absensi, cuti, dan penggajian dalam satu sistem, termasuk perhitungan PPh 21 dan BPJS.
Berapa jumlah karyawan minimal untuk memakai HRIS?
Tidak ada jumlah minimal. HRIS mulai bermanfaat saat gaji, absensi, dan cuti sudah sulit dikelola manual, misalnya karena ada shift, lembur, atau beberapa cabang.
Apakah UKM wajib memotong PPh 21 karyawan?
Ya. Pemberi kerja, termasuk UKM, wajib memotong, menyetor, dan melaporkan PPh 21 karyawan setiap bulan dengan skema TER sesuai PP 58/2023.
Apakah UKM wajib mendaftarkan karyawan ke BPJS?
Ya. BPJS Kesehatan wajib untuk semua skala usaha. Untuk BPJS Ketenagakerjaan, usaha kecil wajib JKK, JKM, dan JHT, sedangkan usaha mikro wajib minimal JKK dan JKM.
Berapa biaya HRIS untuk UKM?
Biaya HRIS biasanya tergantung jumlah karyawan dan modul yang dipakai. Minta penawaran dan demo dari vendor, lalu bandingkan dengan waktu dan risiko kesalahan yang bisa dihemat.
Sumber
- PP 7 Tahun 2021 tentang Kemudahan, Pelindungan, dan Pemberdayaan Koperasi dan UMKM (Pasal 35)
- PP 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan — BPK RI
- UU 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah UU 6 Tahun 2023 (Pasal 90B)
- Perpres 109 Tahun 2013 tentang Penahapan Kepesertaan Program Jaminan Sosial
- PP 58 Tahun 2023 tentang Tarif Pemotongan PPh Pasal 21 — BPK RI
- UU 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
- Data jumlah UMKM dan penyerapan tenaga kerja — Bisnis.com, 7 Maret 2024
Coba alur payroll dengan data perusahaan Anda sendiri. Jadwalkan demo AI HCM bersama tim implementasi kami.
