PT Maju Bersama Retail (nama disamarkan) adalah jaringan minimarket yang beroperasi di 47 lokasi di Jawa dan Bali dengan total 620 karyawan. Mayoritas karyawan adalah staf toko dengan sistem shift 3 giliran, ditambah tim supervisor dan staf kantor pusat.
Sebelum mengimplementasikan HRIS, tim HR mereka terdiri dari 4 orang yang setiap bulannya menghabiskan hampir seluruh waktunya hanya untuk proses payroll. Absensi, lembur, dan berbagai tunjangan harus direkap manual dari puluhan file Excel yang dikirim tiap-tiap manajer toko.
Kondisi Sebelum: ‘Setiap Akhir Bulan Itu Mimpi Buruk’
Ini gambaran rutinitas payroll PT Maju Bersama Retail sebelum implementasi HRIS:
- Manajer dari 47 toko mengirim file absensi Excel masing-masing — format berbeda-beda, sering tidak lengkap
- Tim HR menghabiskan 3–4 hari hanya untuk mengumpulkan dan menstandarkan data absensi dari semua toko
- Perhitungan lembur dilakukan manual dan sering tidak konsisten antar toko
- Rata-rata terjadi 38 kasus revisi slip gaji setiap bulan — karyawan komplain karena gaji salah
- Proses dari rekap absensi hingga transfer gaji membutuhkan waktu 8–10 hari kerja
Implementasi AI-HCM: 6 Minggu Transformasi
AI-HCM bekerja sama dengan tim HR PT Maju Bersama Retail untuk merancang implementasi bertahap:
Minggu 1–2: Migrasi Data
Seluruh data karyawan dari 47 toko dimigrasikan ke platform AI-HCM. Template shift standar dibuat untuk setiap kategori karyawan, dan hierarki approval cuti ditetapkan per toko.
Minggu 3–4: Implementasi Absensi
Setiap toko dipasangi kamera AI Face Recognition. Karyawan melakukan pendaftaran wajah (enroll) dan sistem mulai merekam kehadiran secara otomatis. Manajer toko mendapatkan akses ke dashboard absensi real-time toko mereka.
Minggu 5–6: Go-Live Payroll
Modul payroll dikonfigurasi dengan semua komponen: gaji pokok, tunjangan per jenis karyawan, lembur, bonus toko, dan potongan BPJS. Uji coba parallel run dilakukan berdampingan dengan sistem lama untuk memastikan akurasi.
Hasil: 3 Bulan Setelah Go-Live
Berikut perbandingan sebelum dan sesudah implementasi AI-HCM:
